Følgebrev ved innsending

​

Følgebrevet er gjerne det første redaktøren leser. I brevet har du en gyllen mulighet til å argumentere for hvorfor ditt manuskript passer for nettopp dette tidsskriftet. Bruk derfor tid på å formulere et godt følgebrev. Sjekk også om det aktuelle tidsskriftet har spesifikke krav til utforming av følgebrevet.

​

Hva skal følgebrevet inneholde?

1. Et følgebrev starter med «Kjære redaktør» og dato for innsendelsen.

2. Tittelen på det innsendte manuskriptet kommer tidlig i første avsnitt, sammen med hvilken artikkeltype (f.eks. originalartikkel, systematisk oversiktsartikkel, kasuistikk) du har sendt inn. Deretter gir du en kort beskrivelse av bakgrunnen for det arbeidet som forfattergruppen har gjort, og hvilke(t) forskningsspørsmål dere har ønsket å finne ut av og hvorfor.
    

3. Avsnitt nummer to gir en kort beskrivelse av tilnærmingen og metodene som dere har valgt, de viktigste funnene og hvorfor disse er av betydning. Her kan du også ta med informasjon om eventuell aktualitet for manuskriptet.
    

4. I det neste avsnittet gjør du rede for hvorfor leserne av akkurat dette tidsskriftet vil ha interesse og nytte av det du skriver. Begrunnelsen bør ligge tett opp til tidsskriftets målsetninger. Disse finnes som regel på tidsskriftets nettside. Dersom tidsskriftet nylig har publisert artikler i relasjon til ditt manuskript, kan du gjerne henvise til disse.
    

5. To setninger som bør inngå i ethvert følgebrev er: «Forfatterne bekrefter at det innsendte manuskriptet ikke har vært publisert tidligere eller er til vurdering for publisering i et annet tidsskrift. Alle forfatterne har lest og gitt sin godkjenning til innholdet i manuskriptet og til innsendelsen».

6. Til sist i brevet, i tråd med ICMJE | Home, bekrefter du
   - eventuelle tillatelser og pasientsamtykke
   - registrering av kliniske studier
   - rettigheter til illustrasjoner og bilder
   - økonomiske, personlige og andre forhold/aktiviteter som kan gi leseren et inntrykk av potensielt å påvirke hva som står i manuskriptet (interessekonflikter)
   - kontaktforfatters navn (eventuelt stilling) med kontaktinformasjon
   - andre krav som det aktuelle tidsskriftet stiller til følgebrev eller innsendt manuskript
    

7. Avslutt med vennlig hilsen kontaktforfatter
   
    

Følgebrev ved revisjon

Når et manuskript har vært til fagfellevurdering, sendes det tilbake til forfatterne sammen med de faglige og redaksjonelle vurderingene. Disse er som regel samlet i et svarbrev fra redaktøren som har ansvaret for det innsendte manuskriptet.

 

Det er tre ulike utfall for manuskript som har vært til fagfellevurdering: aksept, revisjon eller refusjon. Ved revisjon må kontaktforfatter sende tilbake et revidert manuskript sammen med et nytt følgebrev.

 

Les svarbrevet nøye

I følgebrevet til et revidert manuskript skal du gjøre rede for forfattergruppens respons til alle merknadene (altså spørsmålene, endringsforslagene, innspillene, kommentarene, etc.) fra fagfellene og redaksjonen. Dersom merknader fra fagfellene eller redaksjonen ikke er i samsvar, vil ofte redaktøren kommentere dette i svarbrevet og gi dere råd om hvordan dette bør håndteres.

 

Dersom redaktøren i svarbrevet har åpnet for at alle eller noen av merknadene kan svares ut direkte i manuskriptfilen, trenger ikke disse gjentas i følgebrevet.

 

Slik kan du bygge opp følgebrevet når du skal sende inn et revidert manuskript:

 

1. Start brevet med «Kjære redaktør» og dato for innsendelsen.

2. Rett en takk til fagfellene og redaktøren for at manuskriptet har blitt grundig vurdert, for nyttige tilbakemeldinger og for muligheten til å sende inn et revidert manuskript.
    

3. Del deretter inn brevet med overskrifter som viser til hva som svares ut hvor, f.eks. Fagfelle 1, Fagfelle 2, Redaksjonelle innspill, Vår overordnete respons eller lignende. Omtal under hvert avsnitt fortløpende alle merknadene fra svarbrevet.
    

4. Lim gjerne inn i følgebrevet hele avsnittet/merknaden. Nummerer merknadene fortløpende, f.eks. som Q1, Q2, osv.
    

5. Etter hver merknad skriver du inn de vurderingene og svarene som dere har kommet fram til. Det gir god oversikt å nummerere svar og respons på tilsvarende måte, f.eks. for Q1 nummereres svaret R1.
    

6. Merk også at dersom dere velger å ikke ta til følge et eller flere innspill, forslag eller spørsmål i merknaden, så må det framgå og tydelig begrunnes.
    

7. Det bør framgå av følgebrevet hvor i det reviderte manuskriptet de ulike endringene er foretatt. Dette kan gjøres på flere måter. Det er vår erfaring at det ofte blir feil om man viser til endringer i form av linje- og sidetall. Vi foreslår å vise til endringene på en måte som er mindre sårbar for forskyvninger i teksten, f.eks. ved å skrive «se tredje avsnitt i metodekapittelet», «endret siste setning før konklusjonen i diskusjonskapittelet» og lignende. Hvis du samtidig benytter funksjonen sporbare endringer i det reviderte manuskriptet, så vil det tydelig framgå, både for redaktør og forfattergruppen, hva som er endret fra den opprinnelig innsendte manusversjonen.

8. Avslutt med vennlig hilsen kontaktforfatter

​

Videre lesning:

How to Receive and Respond to Peer Review Feedback - PLOS

How to respond to reviewers’ comments - EASE

How to respond to reviewers’ comments: A practical guide for authors – Language Editing

​

​​​

Oppdatert 18.8.2024